Guida al Backup Online

I dati che ogni giorno ognuno di noi archivia sia a lavoro che a casa (Documenti, fogli di calcolo, contratti, fotografie, disegni, progetti, video, musica, ecc) stanno aumentando vertiginosamente e diventano, ogni giorno, sempre più importanti. Proteggerli è fondamentale, ma a volte, le persone percepiscono questa necessità solo quando ormai è troppo tardi.
Oggi i supporti di archiviazione tradizionale (DVD, Hard Disk esterni, penne USB, cartucce magnetiche, ecc.) sono ormai obsoleti, perché poco sicuri, troppo costosi e scomodi da gestire.
Attualmente, si sta diffondendo un nuovo servizio, uno strumento che promette di rivoluzionare il modo di proteggere ed organizzare i propri file: il Backup Online.
Lo scopo di questa guida è di fornire gli elementi necessari per scegliere il servizio di Backup Online più adatto alle esigenze di utenti business e consumer.

Che cos'è il backup e perché è così importante?
Il Backup, non è altro che una copia dei dati, conservata preventivamente, per evitare di perderli in caso di guasti o furti. Ogni sistemista ed esperto di computer suggerisce di proteggere i propri dati facendone una o più copie di sicurezza.
Normalmente le informazioni vengono archiviate su supporti ottici come CD e DVD, poco
costosi, ma facilmente deteriorabili, oppure su dispositivi hardware come ad esempio penne USB o hard disk esterni, il prezzo in questi casi si alza soprattutto se si considera che questi supporti hanno una vita media di pochi anni1 (Failure Trends in a Large Disk Drive Population).
E’ disponibile da pochissimo e si sta diffondendo molto rapidamente un altro strumento per la protezione dei file: il Backup Online.
Nel mondo, negli ultimi 10 anni, la produzione di contenuti digitali è aumentata in modo esponenziale, consolidando il trend della UGC generation – User Generated Content – iniziato a metà degli anni ’90. Gli studi parlano di una crescita sempre maggiore dei dati generati, fino ad arrivare a miliardi di Gigabyte: dai 12 Esabyte (miliardi di miliardi di byte) prodotti nel 2002, ai 161 Esabyte del 2006, ai 988 che si prevede lo saranno nel 2010 (fonte: Università di Berkeley-CA).
Il rischio di perdere dati considerati ‘vitali’ per la stragrande maggioranza delle persone è diventato il peggiore degli incubi. Per questo, la ricerca di nuovi sistemi per mettere i file al sicuro, è in continua evoluzione. Il Backup Online sembra essere la soluzione a questo problema, grazie al costo sempre più basso della connettività e dell’hardware di archiviazione, all’estrema semplicità e alla comodità del servizio.

Che cos’è il Backup Online ?
Il Backup Online è un servizio gestito da un software che si installa (solitamente) sul proprio computer ed effettua l’archiviazione dei file attraverso connessione ad Internet sicura su server remoto. Questo nuovo strumento a disposizione degli utenti della Rete prevede l’archiviazione di qualsiasi tipo di dato in modo completamente automatico.

Come funziona?
La procedura classica è la seguente (ma può variare secondo il fornitore del servizio): una volta scaricato il software (il client) si avvia la procedura guidata di installazione. Quando è completata, si può scegliere se si vuole eseguire il backup dell’intero computer, oppure solo di alcune cartelle. Da questo momento, il software monitora i file in modo del tutto automatico, andando a salvare e a proteggere ogni volta tutti i documenti che vengono modificati o creati. Ci
sono software che eseguono continuamente l’operazione di verifica e salvataggio (real time) altri che sono invece programmati per operare ogni 24 o 12 ore.
I vantaggi del Backup Online rispetto all’archiviazione tradizionale sono molteplici, ecco alcuni esempi:
A) I file sono trasferiti ed archiviati in modo sicuro, alcuni software utilizzano una cifratura a 128 bit, uguale o superiore a quella delle banche.
B) Sono fisicamente in luoghi diversi da quelli in cui si trovano gli originali. In questo modo sono protetti anche in caso di furto o incendio.
C) Si dispone di un grande spazio di archiviazione generalmente espandibile con un costo aggiuntivo nel momento in cui se ne ha bisogno.
D) E’ possibile accedere ai propri dati, con credenziali riservate, in qualsiasi momento da qualsiasi postazione connessa ad Internet, alcuni fornitori del servizio consentono l’accesso anche da cellulare. Non devi più preoccuparti di portare con te il computer. I tuoi file saranno sempre disponibili online.

Quali sono le caratteristiche tecniche che dovrebbe avere un buon servizio di Backup Online?
I fornitori di servizi di Backup Online non sono ancora molti nel mondo, ma stanno
aumentando velocemente. Ognuno dei nuovi fornitori cerca di differenziare l’offerta proponendo, oltre all’innovativo sistema di archiviazione online, altre caratteristiche e/o servizi correlati. Di seguito elenchiamo le caratteristiche più utili:
Accesso ovunque: è possibile accedere ai file protetti da sistemi di Backup Online in qualsiasi momento, direttamente dal client installato sul computer. Oppure da qualsiasi PC connesso ad internet e da telefono cellulare attraverso il sito web del gestore del servizio.
Multicomputer (più computer un solo account): solo alcuni servizi consentono ad un solo utente di proteggere con il proprio account più computer. La maggior parte di essi segue il concetto: un account un computer. Grazie a questo sistema è possibile fare il Backup ad esempio del proprio computer di casa e di quello del lavoro ed accedere ai dati con un’unica interfaccia indipendentemente da dove i file siano stati salvati.
Archiviazione permanente: è importante prestare particolare attenzione nei confronti della durata di archiviazione. Alcuni servizi, infatti, assicurano protezione per un tempo che può essere definito virtualmente infinito (ovvero per tutta la durata dell’abbonamento), altri servizi, invece, archiviano e proteggono i dati soltanto per alcuni giorni (solitamente 30 giorni). Questo
significa che se per qualsiasi motivo hai smarrito i tuoi dati, hai a disposizione solo 30 giorni di tempo per recuperarli online, dopodiché li avrai definitivamente persi.
Backup in tempo reale: se l’utente crea un nuovo documento o modifica un file già esistente, il client salva immediatamente ed in automatico la modifica sul server remoto. Non tutti i servizi dispongono di questa funzione, alcuni eseguono il salvataggio solo ogni 12 o 24 ore.
Completamente automatico: una volta scelto cosa salvare, il client si avvia insieme al computer, lavora silenziosamente e continuamente in background per la protezione dei dati senza l’intervento dell’utente e solo se le risorse del computer (banda, ram, CPU) non sono utilizzate da altri processi più importanti. E’ possibile decidere di archiviare nuovi file in qualsiasi momento fino al completamento dello spazio disponibile.
Condivisione (sharing): il Backup Online è a tutti gli effetti un’estensione degli ormai noti sistemi di ‘file sharing’, ovvero i servizi che permettono di pubblicare online i propri files per renderli disponibili ad amici e colleghi o per disporre di un hard disk virtuale su Internet. Nel Backup Online c’è però una differenza importante. I dati sono già su Internet, questi vengono ‘uplodati’ mentre si fanno altre cose e possono essere condivisi immediatamente con un solo click. Con alcuni servizi di Backup Online non importa, infatti, quale dimensione abbia il file da condividere, il client invia in automatico una e-mail al destinatario prescelto contenente l’indirizzo URL presso cui poter trovare il file. A questo punto, chi riceve l’e-mail clicca sul link
ricevuto e preleva il file senza problemi. Per altri sistemi, invece, c’è un limite nella dimensione del file da ‘uplodare’ ed il processo è più macchinoso.
Prestazioni ottimali: i migliori servizi di Backup Online non rallentano il computer sul quale sono installati. Generalmente monitorano quante risorse del sistema si stanno utilizzando adeguandosi alle esigenze dell'utente. In questo modo le performance del computer non vengono compromesse.
Motore di ricerca: i migliori software di Backup Online hanno un motore di ricerca interno che consente una ricerca e gestione rapida dei propri file. Alcuni sono dotati di un sistema di ricerca semantica che consente una più approfondita ricerca ed analisi anche all’interno dei documenti e quindi un risultato più preciso.
Scalabile On-Demand: in quasi tutti i servizi è possibile aumentare lo spazio a disposizione pagando una somma in base al numero di Gigabyte aggiuntivi richiesti. Molte software-house vendono lo spazio a pacchetti fissi di n. Gigabyte, altre invece, sono più flessibili e prendono in considerazione le richieste del cliente che esulano dai pacchetti standard.
Versioning: è il sistema che tiene traccia di tutte le modifiche effettuate su un determinato file per un tempo virtualmente infinito. Ogni volta che il file viene salvato, il sistema archivia la sola parte incrementale dello stesso e crea una nuova versione. Così, se si vuole ripristinare un vecchio documento che è stato sovrascritto involontariamente, è possibile tornare indietro ed accedere a tutte le versioni del file. Il sistema non cancella i file salvati a meno che non sia
l’utente stesso a deciderlo. Solo la minoranza dei fornitori dispone di questa caratteristica importante.

Come il Backup Online tutela la mia privacy?
Tutti i fornitori di servizi di Backup Online sono attenti e rispettano in modo rigoroso le norme vigenti in materia di privacy. Lo staff delle software-house che gestiscono questo tipo di servizio, aderisce ad un codice deontologico per il rispetto della privacy e utilizza le più avanzate tecnologie di sicurezza (spesso superiori a quelle previste dalla normativa) per garantire che i file degli utenti vengano archiviati nel modo più sicuro possibile. Normalmente tutte le comunicazioni con i server avvengono su un canale criptato SSL, lo stesso utilizzato
dagli istituti bancari, mentre l'archiviazione dei file sui server avviene crittografando con i massimi standard internazionali.
Alcuni servizi di Backup Online garantiscono l'anonimato dell’utente perché non
richiedono alcun dato personale per la registrazione al servizio. In altri casi, ogni file è diviso in molte parti (i pacchetti) che vengono distribuiti su più server e ricostruiti solo quando il file è richiesto dall’utente. È come se si passasse il documento in un distruggidocumenti e si mettessero le striscioline di cara in luoghi diversi, solo quando il documento è necessario, questo viene riconsegnato intatto dal sistema. In questo modo anche se un malintenzionato
trafugasse uno o più server dell’azienda fornitrice e riuscisse a decifrare il potente codice di protezione, non potrebbe aggregare i dati in suo possesso e quindi non potrebbe leggere alcuna informazione.

Quali sono i servizi più diffusi?
Negli Stati Uniti il fenomeno del Backup Online è esploso nel 2007. Le aziende più
conosciute sono attualmente Mozy (www.mozy.com) e Carbonite (www.carbonite.com).
Anche i ‘Big’ sono, di fatto, entrati nel mercato del Backup Online. Amazon ha creato il proprio servizio S3 che distribuisce attraverso rivenditori terzi e Google ha intenzione di lanciare GDrive, una sorta di estensione online del proprio hard-disk. Anche Microsoft e Sky stanno tentando di accaparrarsi una fetta di mercato offrendo servizi simili: il primo con Skydrive (http://skydrive.live.com) ed il secondo con Sky Store&Share (http://storeandshare.sky.com).
In realtà nei casi di Google, Sky e Microsoft è più corretto parlare di Storage Online e non di Backup. Infatti, nel loro caso si tratta solo di un’estensione online del proprio hard-disk che è offerta gratuitamente, ma garantisce solo di pochi Gb di archiviazione per scopi non professionali. Tra i servizi fin’ora più utilizzati negli USA, oltre a quelli già citati, ci sono gli americani Idrive (www.idrive.com), Beinsync (www.beinsync.com) e iBackup (www.ibackup.com) In Europa, il servizio più conosciuto è Memopal (www.memopal.com) nato alla fine del 2007 dall’idea di imprenditori ed ingegneri Italiani ed ora focalizzato sulla qualità del servizio offerto.

Come scelgo il software di Backup Online più adatto alle mie esigenze?
Non tutti i servizi di Backup Online hanno le stesse caratteristiche. E’ importante saper scegliere il prodotto adatto alle proprie esigenze guardando sì al prezzo, ma facendo soprattutto attenzione agli elementi distintivi di ognuno.
Ecco una tabella riepilogativa con un confronto tra i servizi più diffusi:
· Carbonite: www.carbonite.com
· Beinsync: www.beinsync.com
· iBackup: www.ibackup.com
· Idrive: www.idrive.com
· Memopal: www.memopal.com
· Mozy: www.mozy.com